E-Rechnungspflicht 2027: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
Aus Aufschub wird Handlungsbedarf
Kann Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen, lesbar darstellen, prüfen und ordnungsgemäß aufbewahren? Können Sie selbst bereits strukturierte E-Rechnungen erstellen und an Ihre Geschäftskunden versenden?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für viele Rechnungsaussteller endet die Übergangsfrist bereits am 31. Dezember 2026. Einfache PDF-Rechnungen reichen dann bei betroffenen inländischen Geschäften zwischen Unternehmen nicht mehr aus.
Wer die Umstellung zu lange aufschiebt, muss Prozesse, Zuständigkeiten und technische Schnittstellen möglicherweise unter erheblichem Zeitdruck neu organisieren.
Wichtig: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt nicht automatisch als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine echte E-Rechnung enthält ihre Rechnungsdaten in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format. Dadurch können die enthaltenen Informationen elektronisch ausgelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden.
Zu den verbreiteten Formaten gehören insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD
- weitere Formate auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931
Die Umstellung betrifft nicht nur das Format einer Rechnung. Sie betrifft den gesamten Weg vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchhaltung und Aufbewahrung.
Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Unternehmen wirklich vorbereitet ist.
Sind Sie bereit für die E-Rechnung?
Warten Sie nicht, bis aus einer bekannten Frist ein akutes Problem für Buchhaltung, IT und Geschäftsführung wird. Schaffen Sie jetzt Klarheit über Ihre Prozesse und die notwendigen nächsten Schritte.
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Die wichtigsten Fristen im Überblick:
Seit dem 1. Januar 2025
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den reinen Empfang kann ein E-Mail-Postfach ausreichen. Damit ist jedoch noch nicht geklärt, wie die enthaltenen Daten gelesen, geprüft, freigegeben, an die Buchhaltung übergeben und aufbewahrt werden.
Ab dem 1. Januar 2027
Für viele Rechnungsaussteller endet die allgemeine Übergangsfrist. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028
Auch die verlängerte Übergangsregelung für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro endet. Danach wird die E-Rechnung für weitere betroffene Unternehmen zum verbindlichen Standard.
Was passiert, wenn Sie zu spät handeln?
- Rechnungskorrekturen werden notwendig
Entspricht eine ausgestellte Rechnung nicht dem benötigten Format oder fehlen wichtige Informationen, können Rückfragen und Korrekturen erforderlich werden. - Zahlungen können sich verzögern
Kann Ihr Kunde eine Rechnung nicht ordnungsgemäß verarbeiten, verzögern sich möglicherweise Prüfung, Freigabe und Bezahlung. - Manuelle Notlösungen entstehen
Ohne einen funktionierenden Prozess werden Daten von Hand übertragen, Rechnungen per E-Mail weitergeleitet und Dokumente mehrfach gespeichert. Fehler und unklare Zuständigkeiten sind häufig die Folge. - Die Umstellung erfolgt unter Zeitdruck
Schnittstellen, Berechtigungen, Prüfungsregeln und Verantwortlichkeiten lassen sich nicht zuverlässig innerhalb weniger Tage einführen.
Die gesetzlichen Fristen sind bekannt. Nutzen Sie die verbleibende Zeit für eine kontrollierte und planbare Umsetzung.
Mit ELO Invoice können eingehende Rechnungen automatisch erfasst, analysiert und an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Bearbeitungsstände, Fälligkeiten und Freigaben bleiben transparent.
Vorhandene Systeme wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics 365 Business Central können in den Prozess eingebunden werden. So wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung ein schnellerer, transparenterer und weniger fehleranfälliger Rechnungsprozess.
Der Reiling ECM E-Rechnungs-Check
Wissen Sie, wo Ihr Unternehmen aktuell steht?
In einem unverbindlichen Erstgespräch betrachtet Reiling ECM gemeinsam mit Ihnen:
- welche Frist für Ihr Unternehmen relevant ist,
- wie E-Rechnungen derzeit eingehen,
- ob die verwendeten Formate dargestellt werden können,
- wie Prüfung und Freigabe organisiert sind,
- welche Buchhaltungs- oder ERP-Systeme beteiligt sind,
- ob E-Rechnungen erstellt und versendet werden können,
- wie das strukturierte Original aufbewahrt wird,
- und wo sich Abläufe automatisieren lassen.
Sie erhalten eine verständliche Einschätzung Ihres aktuellen Stands und der nächsten sinnvollen Schritte.
Kein allgemeiner Softwarevortrag, sondern eine Betrachtung Ihrer tatsächlichen Prozesse.
Wo verschenken Sie bereits heute Zeit?
Die E-Rechnung ist häufig nur der aktuelle Anlass, bestehende Dokumentenprozesse genauer zu betrachten.
Dokumente sind schwer auffindbar
Informationen liegen in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, Papierordnern und unterschiedlichen Fachanwendungen. Mitarbeitende suchen lange nach Unterlagen oder arbeiten versehentlich mit veralteten Versionen.
Freigaben bleiben liegen
Rechnungen, Bestellungen und andere Vorgänge werden manuell weitergeleitet. Bei Urlaub oder Krankheit fehlen Vertretungen und niemand weiß genau, bei wem sich ein Vorgang befindet.
Vertragsfristen werden manuell überwacht
Laufzeiten, Kündigungstermine und Verantwortlichkeiten werden in Tabellen oder persönlichen Kalendern gepflegt. Dadurch können wichtige Termine übersehen werden.
Systeme arbeiten nebeneinander
ERP, Buchhaltung, CRM, Microsoft-Anwendungen und Dokumentenablagen enthalten zusammengehörige Informationen, sind jedoch nicht ausreichend miteinander verbunden.
Sie nutzen ELO bereits, sind aber unzufrieden?
Lange Reaktionszeiten, häufig wechselnde Ansprechpartner und seit Monaten offene Aufgaben müssen Sie nicht dauerhaft hinnehmen.
Reiling ECM analysiert bestehende ELO-Umgebungen, übernimmt auf Wunsch die Betreuung und entwickelt gemeinsam mit Ihnen einen verlässlichen Plan für Support, Wartung und Weiterentwicklung.
Vorhandene Daten, Workflows, Schnittstellen und individuelle Anpassungen werden dabei berücksichtigt.
Hinweis:
Die Informationen auf dieser Seite bieten einen allgemeinen Überblick über die E-Rechnung
und ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Stand: Juli 2026.